¿A cuántos de ustedes les pasa que tienen una base de datos (por ejemplo de 100.000 contactos) y la tasa de respuesta es del 10% o menor?

¿Es un número triste para los directores, no? ¿Si fuera del 25%-50%, cambiaría su estado de ánimo? Seguramente sí.

¿Por qué pasa esto? Lo más probable es que esa base de datos tenga muchos errores.

Lo primero que tenemos que saber es que el hecho de que tengamos una base de datos de 100.000 contactos, no significa que todos abrirán nuestros correos y tendrán el engagement que deseamos con nuestro contenido.

Si tuvimos un alto porcentaje de correos rechazados, deberíamos preocuparnos ya que tarde o temprano (más temprano que tarde) tendremos problemas cada vez más grandes y más difíciles de resolver.

Por eso, antes de tomar una acción en concreto, tenemos que analizar nuestra base, tenemos que ver cuáles son los motivos de esos números tan bajos, ver dónde está el problema.

El hecho de que arroje números tan poco alentadores puede darse por dos motivos fundamentales: datos erróneos (contactos) o contenido malo y poco atractivo.

Si la causa principal es el segundo caso, lo mejor sería plantear una buena estrategia de contenidos acorde a los intereses de nuestro público.

Si por el contrario la causa fuese la primera, vamos a ver de qué manera podemos mejorar e incrementar esos números tan bajos.

Exactamente esto fue no lo que nos pasó con un cliente hace poco tiempo.

Estaban teniendo problemas y malos resultados en relación a sus envíos.

Empezamos a estudiar las causas y nos dimos cuenta de que el principal motivo era que tenían una base de datos desactualizada, con contactos inactivos, duplicados, correos inexistentes, listas compradas y compartidas por terceros.

Lo primero que hicimos fue analizar esa base viendo la cantidad de correos enviados vs la cantidad de correos abiertos.

Así identificamos los correos hardbounce y sofbounce.

Los primeros se refieren a aquellos correos que no existen más. Los segundos son los correos que vuelven rechazados debido a casillas llenas.

Hicimos una verdadera higiene de datos. Ésta es una tarea sumamente importante para cualquiera que realiza envío de correos electrónicos en su proceso de marketing.

Por eso, tener nuestra base de datos actualizada y al día no es sólo una cuestión de orden ni un capricho.

Tenemos que ser conscientes de que nuestra reputación está en juego ya que si enviamos un volumen significativo de correos a personas que no existen, que no solicitaron recibir información de nuestra empresa, a contactos que nos pasaron terceros o que conseguimos comprando bases de datos, nuestro deliverability se verá afectado.

Y en consecuencia, terminará afectándonos con todos, incluso con aquellas personas que sí están interesadas en recibir nuestros correos.

Lo mismo pasó con servidores como Gmail y Hotmail. Muchos de esos correos fueron rechazados.

Tenemos que estar muy atentos, ya que si el porcentaje de rechazados es muy grande, y no tomamos ninguna medida y continuamos enviando correos a esas direcciones, tanto Gmail como Hotmail interpretarán que somos spam.

Y esa sí es una muy mala noticia, ya que es realmente muy complicado revertir esa situación.

Para que esto no suceda, además de depurar la base de datos eliminando las direcciones inexistentes, es fundamental ir enviando los correos progresivamente, de a tandas.

Si tienes una base de 100 mil, manda en tandas de 10 mil, luego de 20 mil y así sucesivamente.

¿Por qué es importante hacer esto? Porque si nunca has enviado una gran cantidad de correos y de golpe, de un sopetón, mandas 10 mil, tanto Gmail como Hotmail también interpretarán que eres spam.

Además, la solución es realizar un monitoreo constante, no sólo para ver cuánta gente recibió el correo y cuántos rechazados hubo, sino también para analizar cuestiones más profundas, como los diferentes comportamientos de los usuarios.

Porque llevando a cabo este monitoreo sabremos qué contenidos son los que arrojan mejores resultados, cuáles despiertan más interés en nuestros usuarios.

Así, analizando e interpretando los diversos gustos de nuestros usuarios, iremos viendo qué cosas son las que les interesan, qué contenidos son los más relevantes para ellos, cuáles les resuelven los problemas que están teniendo en ese preciso momento.

Pero para que esto suceda primero tenemos que tener una base de datos depurada y actualizada que nos garantice un alto porcentaje de apertura.

Resolviendo esta cuestión, que no es para nada menor, estaremos listos para dialogar con nuestro público y estar a la altura de sus exigencias.

Porque tener una base de datos gigante no es una garantía de éxito. Es preferible tener una más chica que nos dé mejores resultados.

Calidad mata cantidad.